En lista över vilka som är etapprepresentanter finns på sidan Förtroendevalda.

Syfte och bakgrund till etablering av etapprepresentanter

Området var redan från början indelat i 11 byggområden med ca 8-21 radhus i varje etapp. Under nybyggnadsperioden 1985-86 fanns ett stort behov för byggherren SMÅA att introducera den blivande samfälligheten i förvaltningsarbetet. Dessa 11 etapprepresentanter utsågs under augusti 1986 till föreningens första styrelse (interimsstyrelse). Den första valda styrelsen utsågs under senare delen av 1986. Den första styrelseordföranden var Hans Svensson (t.o.m februari 1988).

Det insågs på ett tidigt stadium att styrelsen själv inte hade någon möjlighet att hålla sig a jour med vad som hände i de olika delarna varför systemet med ”etapprepresentanter” fick kvarstå.

Dessa utses inom etappen och ansvarar för att det egna etappområdet sköts enligt föreneingens riktilinjer, se nedan under arbetsuppgifter.

Anmälan av etapprepresentant

Etapprepresentanter utses för  perioden 1 januari – 31 december. De utses inom etappen och anmäls till styrelsen under 4:e kvartalet.

Några egentliga stadgar för val av etapprepresentanterna finns inte. Varje etapp har upprättat sitt system men det rekommenderas att man har ett rullande schema d.v.s uppgraget startar i en fastighet och går runt för att sen börja om på samma igen.

Arbetsuppgifter

Etapprepresentanten är en viktig länk mellan delägarna och styrelsen. Följande arbetsuppgifter föreligger:

• Bistå valberedningskommitén enligt stämmobeslut 2002-10-31 med att ta fram funktionärer i föreningen
• Under mars månad utföra avläsning av medlemmarnas kall- och varmvattenmätare
• Se till att etappområdet ser välvårdat ut
• Se till att upptäckta skador eller vandalisering repareras av medlemmarna eller av mark- och materialansvariga
• Se till att extra sandning utförs av medlemmarna vid behov
• Planera de årliga städdagarna och planlagt underhåll som medlemmarna ska utföra
• Lämna in beställning av jord, sand , barkmull som behövs inför städdagarna till mark- och materialansvariga
• Anmäla till styrelsen sådant som inte kan eller får utföras av medlemmarna

Felanmälan

Vid fel i gemensamhetsanläggningen som delägarna själva inte kan åtgärda anmäls detta enligt ett av följande alternativ:

• Telefon: 08-604 22 15 till föreningens kontor. Är ingen där så är telefonsvararen inkopplad. Ange namn, etapp, telefon som vi når dig på samt ärende.
• Brev: Skriv en anmälan och lämna i brevlådan Tätorpsvägen 190
• E-post: Den här e-postadressen är skyddad från spam bots, du måste ha Javascript aktiverat för att visa den

Beställningar

Etappbudget

För närvarande 2000 kr per verksamhetsår. Dessa pengar skall i huvudsak användas till förnyelse av växter och buskar samt inköp av gödningsmedel. Några trivselpengar till exempelvis korvgrillning vid städdagarna tillåts inte enligt stadgarna och lagen om förvaltning av samfälligheter.

Inköpen görs av mark- och materialansvariga eller eventuellt en medlem. Kassakvitto på utlägget skickas till kassören som gör en utbetalning till vederbörande. Uppgifter som erfordras för att utbetalning skall kunna ske är:

• Etapp som utlägget gäller för
• Namn på mottagern för utbetalningen
• Adress på mottagaren av utbetalningen
• Bank- eller postgirokonto som beloppet skall överföras till

Övriga inköp

Vid beställning av jord, sand, barkmull till städdagarna via mark- och materialansvariga belastas inte etappbudgeten.

Beställningar som inte har godkänts av styrelsen betalas inte av föreningen.

Firmatecknare

Vid styrelsens konstitutionsmöte direkt efter ordinarie stämmomötet utses vilka som hr rätt att teckna firman. Avtal och kontrakt undertecknas normalt av ordföranden.